Adobeの罠
いつも同じシナリオだ。署名が必要なPDFが届いた、または200ページの文書から3ページ抽出する必要がある、または締め切り前に4つのファイルを結合する必要がある。PDFを開く。Adobe Acrobatが「7日間無料トライアルを開始」と表示する。ここには来たことがある。前回はキャンセルを忘れて、気づく前にAdobeから2ヶ月分請求された。
Adobe Acrobat Proは月19.99ドル——年間240ドル——ほとんどの人が月に数回しか使わない機能のために。PDFに対してやりたいことはAdobeが信じさせようとするよりずっとシンプルだ。
Adobeが料金を取るすべてのことを、無料でやる方法がここにある。
複数ファイルを1つのPDFに結合
シナリオ：就職活動書類がある——カバーレター、履歴書、ポートフォリオ、推薦状。4つの別々のPDF。アップロードフォームは1ファイルしか受け付けない。
PDF結合を開き、ファイルをドラッグイン、ドラッグで並び替え（これが重要——ほとんどの無料ツールはアップロード順にファイルを積み重ねるだけだ）、結合をクリック、ダウンロード。
所要時間：30秒。
並び替えのステップは特筆に値する。間違えると最初からやり直しだ。結合前にファイルを正しい順序に見て並べ替えられることが、使いやすいツールと使いにくいツールの違いだ。
特定のページを抽出
シナリオ：90ページの契約書。法務部門は重要条項を含む12〜15ページだけが必要。全文書を送りたくない。
PDF分割——ページ範囲を入力、抽出、完了。数秒できれいな4ページの文書が得られる。
別のユースケース：スキャンした文書を個別にアーカイブが必要な別々のレコードとして個々のページに分割する。
メールで送れない47MBのファイルを送る
シナリオ：メールで送るには大きすぎるPDF。誰かがフル解像度の写真を埋め込んだか、150DPIで十分なのに600DPIでスキャンした場合によく起こる。
PDF圧縮は埋め込まれた画像を適切な解像度にリサンプリングし、不要なメタデータを削除する。47MBのスキャンが4〜6MBになる。テキストの品質は影響を受けない——画像だけが処理される。
Gmailの添付ファイル上限は25MB。Outlookは20MB。圧縮されたPDFはほぼ必ず通る。
印刷せずに文書に署名
シナリオ：賃貸契約書、NDA、または協定書がメールで届いた。送信者は署名済みのものを求めている。古いワークフロー——印刷、署名、スキャン、送信——は遅くてプリンターが必要だ。
PDF署名：文書をアップロード、署名を配置（マウスまたはタッチスクリーンで描画するか、署名フォントで入力）、署名済みバージョンをダウンロード。
描画した署名はタブレットで特によく機能する。コンピューターでは、筆記体フォントで入力した署名はほとんどのビジネス場面できれいでプロらしい。
知っておく価値があること：ほとんどの法域で、電子サインは入力されたものか描画されたものかにかかわらず、手書きの署名と同じ法的効力を持つ。
PDF内のテキストを編集
シナリオ：提案書のテンプレートがPDFで届き、会社のデータで埋める必要がある。文書全体が編集可能でなければならない。
PDFをWordに変換はコンテンツをWord、Google Docs、またはLibreOfficeで編集できる.docxファイルに抽出する。テーブル、列レイアウト、基本的なフォーマットは変換を通じてかなりよく生き残る。
正直な制限：複雑なデザインツール（InDesign、Illustrator）で作成されたPDFは必ずしもきれいに変換されない。PDFからWordが輝くのは、元々WordファイルをPDFにエクスポートしたものだ——それらはほぼ完璧に逆変換できる。
WordからクリーンなPDFを作成
シナリオ：提案書、レポート、または履歴書をWordで書いて、受信者のWordバージョンに関係なくフォーマットが変わらないようにPDFとして送りたい。
WordをPDFに変換は.docxをすべてのデバイスとPDFリーダーで同一のきれいな印刷可能なPDFに変換する。
逆さにスキャンされたページを修正
シナリオ：横向きにセットされたコピー機で書類の束をスキャンした。結果のPDFは縦向きであるべきなのに20ページが横向きになっている。
PDF回転——ページを選択、90°または180°を選択、プレビュー、ダウンロード。3クリック。
ページを高解像度画像としてエクスポート
シナリオ：PDFのあるページをSlackで共有する、CMSのサムネイルとして使う、またはプレゼンテーションに含める必要がある。
スクリーンショットは画面解像度しか得られない——素早い共有には良いが、プロ用途にはぼやけている。PDFをJPGに変換は各ページを高解像度の画像ファイルに変換する。
完全リファレンス
| 何をしたいか | ツール | 典型的な時間 |
|---|---|---|
| 複数PDFを結合 | PDF結合 | 30秒 |
| ページを抽出 | PDF分割 | 20秒 |
| サイズを削減 | PDF圧縮 | 30秒 |
| 署名を追加 | PDF署名 | 1分 |
| 編集可能にする | PDFをWordに変換 | 20秒 |
| WordからPDFを作成 | WordをPDFに変換 | 15秒 |
| 回転を修正 | PDF回転 | 15秒 |
| 画像としてエクスポート | PDFをJPGに変換 | 15秒 |
すべてのツールは無料で、ブラウザで動作し、文書をプライベートに保つ。
PDFツールページをブックマークしておこう。次にAdobeがクレジットカードを要求するとき、どこに行けばいいかわかっている。